As Notas Frias são geradas quando se declara uma venda de algum produto ou prestação de serviço que nunca aconteceu. Esse ato é crime, mas infelizmente é muito comum. Normalmente, ele é cometido com o objetivo de lavar dinheiro, sonegar impostos ou proteção contra esquemas de roubo.
Essa fraude acontece quando uma empresa fantasma emite uma NF-e falsa contra um CNPJ qualquer. Por isso, é importante proteger o CNPJ do seu negócio, afinal, esse tipo de problema traz prejuízos no momento da fiscalização.
Assim, quando as organizações vítimas do crime não tem conhecimento do ocorrido, elas não escrituram e não pagam os impostos relacionadas à essas notas. Dessa forma, o Fisco considerará isso como infração. Se isso acontecer, a empresa que foi vítima ainda pagará multas, sofrerá sanções e será impossibilitada de participar de licitações.
São muitos os prejuízos envolvidos. Como, então, se prevenir de tudo isso?
Como prevenir minha empresa contra Notas Frias?
O ponto principal que a empresa precisa ter é transparência nos processos fiscais, através de:
- Consulta frequente das NF-es: Na prevenção contra fraudes, a consulta da NF-e contribui para o acompanhamento detalhado de todas as notas que são emitidas contra o seu CNPJ. Softwares de emissão permitem essa busca em lotes, evitando trabalhos manuais e repetitivos. É possível realizar esse processo também no site da Sefaz nota por nota, o que é muito mais complicado.
- Download automático do XML: Quando você tem os XMLs baixados automaticamente de todas as NF-es emitidas contra o CNPJ da empresa, é possível se prevenir desses problemas.
- Manifestação do Destinatário (MD-e): Na solução fiscal da Ongold Tech – GerencyMDe, o qual realiza, em horários devidamente configurados, o download automático dos XML, restando o contribuinte realizar a devida manifestação. Isso porque, através disso, é possível desconhecer operações que aconteçam sem o seu consentimento.
Além disso, é importante ter o acompanhamento do ciclo e vida das notas fiscais em tempo real. Assim, é possível ter uma visão mais ampla de todo o processo de emissão, se antecedendo de complicações que podem acontecer durante esse período.
Fonte: https://blog.oobj.com.br/notas-frias/